فرآیند و سیستم سازمانی  Organizational Systems & Processes

یکی از معضلاتی که مدیران  سازمان‌ها با آن درگیرند، نداشتن سیستم‌هایی است که از عملیات پشتیبانی کند. این عملیات از بازاریابی شروع به فروش منتقل و سپس پس از ثبت فاکتور باید بشکل اتوماتیک از موجودی انبار کسر و خارج گردد. از آنجا که شرکت‌های در حال رشد تغییر سایز می‌دهند بدین معنی که عملیات ساده که در گذشته فقط با یک نرم افزار ساده مالی و انبار قابل مدیریت بود پس از رشد شامل جزئیات بیشتری شده و تخصصی‌تر هم می‌شود. حال اگر فرایند‌های سازمان بشکل  جامع و بهینه تدوین نشده باشند و سازمان این فرآیندها را در سیستم‌های نوین و جامع بشکل یک یا چند نرم‌افزار متصل بشکل صحیح پیاده‌سازی نکند اصطلاحا با یک وضعیت ماکارونی دست به گریبان خواهدشد و هر روز گره‌ها کورتر و خروج از این وضعیت سخت‌تر و کارایی با رشد، پایین‌تر آمده و هزینه‌های عملیاتی (OPEX) بیشتر خواهند شد.

نکته مهم دیگری که از مشکلات محیطی ما در کشور می‌باشد این است که بسیاری از نرم افزارهای جامع سازمانی که صاحب به روش‌ها (Best Practice) نیز هستند نظیر SAP علاوه بر گرانی بدلیل تحریم امکان نصب و پشتیبانی مستقیم نیز ندارد . بنابراین مسئله انتخاب وندور و سیستم مناسب خود یک پروژه بزرگ برای هر سازمان در حال رشد می‌باشد.

در حالت دیگر سازمان‌هایی وجود دارند که این نیاز را درک کرده‌اند که با وجود صرف هزینه‌های هنگفت و خرید سیستم‌های سازمانی تحت عناوین مختلف  ERP،  CRM و ….درگیر باگ‌های بسیاری شده‌اند که نتیجه عدم بررسی امکانات نرم‌افزار در پیاده‌سازی فرایندهای بهینه سازمان بوده و یا پیاده‌سازی بشکل اشتباه و بدون آگاهی از فرایندهای خاص سازمان بشکل عمومی صورت گرفته و پس از آن دچار اختلاف با وندور نرم‌افزاری شده‌اند. اینگونه مسائل سبب می‌شود مدیران‌عامل در بسیاری از موارد از پیاده‌سازی سیستم‌های جدید هراس داشته و به عناوین مختلف این موضوع را به تعویق می‌اندازند.

ریشه بسیاری از این اتفاقات، عدم رصد درست فرایندها در سازمان توسط خود مجموعه و یا تامین‌کننده و پیاده‌ساز نرم‌افزار و همچنین عدم تست صحیح نرم‌افزار می‌باشد.. فرایندهای عملیاتی در هر سازمان با سازمان دیگر کاملا متفاوت است. کلیات آن‌ها در فرآیند بهینه مادر با هم مشترک هستند اما بسیار از شرکت‌های نرم‌افزاری داخلی از این به روش‌ها اطلاعی ندارند و یا برای جلوگیری از هزینه بصورت سریع سیستم‌های خود را به روز نمی‌کنند. ضمن اینکه نباید جزییات فرآیندها را از نظر دور داشت و باعث عدم تطابق نیاز عملیاتی کاربر در سازمان و عدم بهره‌وری می‌شود. نکته ای که بسیار حائز اهمیت است اختراع مجدد چرخ است. شرکت‌های نرم‌افزار بومی به روش‌ها را با سعی و خطا از پیاده‌سازی مشتریان قبلی برای خود ساخته‌اند در حالیکه وندور‌های بین‌المللی سیستم‌های مختلف  CRM, ERP, SRM, Asst Mgmtرا در شرکت‌های غول بین‌المللی بهینه کرده‌اند  در حقیقت همین روش‌های بهینه مزیت رقابتی سازمان‌های بزرگ بین‌المللی می‌باشد.

ما در ECAT  تجارب پیاده‌سازی سیستم‌های جامع سازمانی در سطح شرکت‌های Fortune 500 را برای سازمان شما شفاف کرده و در هنگام انجام پروژه از متخصصین بین المللی معماری نرم‌افزار هم در تیم خود استفاده می‌کنیم تا نیازمندی‌های عملیاتی و فنی سازمان بطور کامل آنالیز و طراحی شود . ما به شما کمک میکنیم تا بدون سعی و خطا یا اتلاف زمان و هزینه ، فرآیندهای بهینه و به روز دنیا را در شرکت خود پیاده‌سازی نمایید.

عناوین بخشی از خدمات ما در این حوزه عبارت است از:

• تحلیل و طراحی فرآیندهای سازمان پیش از انتخاب وندور نرم‌افزاری به منظور بهینه‌سازی فرآیندها و مدون سازی
• تهیه RFP و انتخاب وندور
• تدوین دامنه پروژه برای استقرار سیستم
• ویرایش قراردادهای پیشنهادی وندورهای داخلی و خارجی
• مذاکره از جانب سازمان با وندورها به منظور ارزیابی
• نظارت بر پیاده سازی صحیح سیستم‌ها طبق قرارداد توافق‌شده بین سازمان و وندور انتخاب شده.