در اکوسیستم کسب و کار ایران یکی از بزرگترین چالش هایی که سازمان ها با آن دست و پنجره نرم می کنند، فشار زیاد کاری مدیران و افراد خبره فعال در هر سازمانیست. این موضوع آن زمان چالش برانگیز تر میشود که شرکت کوچک یا متوسط (SME) بوده و یا به تازگی بر اثر جذب نقدینگی رشد قابل توجهی داشته و به یک سازمان بزرگ تبدیل شده است. این موضوع میتواند به ایجاد عدم توازن در زندگی افراد و یا حتی ایجاد مناقشات درون سازمانی شده که حد نهایی این بحران عدم پاسخ به موقع به مشتری و در نتیجه کاهش فروش است منجر شود.
در مصاحبه با بسیاری از شرکت ها و سازمان ها دیده ایم که مدیران میانی و یا مدیران ارشد سازمان گاها تا پاسی از شب مشغول رسیدگی به امورات معوقه خود هستند و زمانی که از آنها میپرسیم دلیل حضور تا این موقع چیست، با پاسخی روبرو میشویم که نشان از واقف بودن فرد نسبت به اهمیت کار ها و تعهد او دارد و آن هم این است که اگر کار آن شب تمام نمی شد فردا به مشکل میخوردیم. و این موضوع هر روز از ایام کاری هفته رخ میدهد.
این مشکل میتواند منجر به کاهش عملکرد پرسنل و در نتیجه کاهش عملکرد سازمان شود. متاسفانه این عارضه در ایران زمانی شناسایی می شود که سازمان به اهداف فروش خود نرسیده و میدیران کلان سازمان بر این باور هستند که صرفا تیم فروش مشکل سازمان است. در حالی که ایرادات فراوانی میتواند به این اتفاق بیانجامد.
در این مقاله قصد داریم تا برخی از عارضه ها که منجر به این چالش میشود را بررسی کنیم.
فرایند های سازمانی بهینه نیستند.
زمانی که در سازمان مشخص نباشد چه کاری به چه روشی و توسط چه کسی انجام میشود، هر واحد موظف است برای رد کردن کار از سمت خود آیین نامه ها و روشی هایی خلق کند. این امر باعث می شود تا فرایند های سازمان در سطح کلان دچار مشکل شود. به عنوان مثال به این فکر کنید که یک واحد فروش مسئولیت اعلام خروج از انبار را نداشته باشد و واحد مالی این وظیفه را بر عهده بگیرد. این اتفاق باعث میشود واحد مالی برای جلوگیری دستورات و آیین نامه هایی را صادر کند که فروشنده موظف به انجام آنها باشد. به عبارتی دیگر فروشنده باید هم به مدیر مالی پاسخ دهد هم به مدیر فروش در حالی که مدیر بالا دستی او مدیر فروش است.
استخدام افراد ارزان به امید هزینه کمتر
این اتفاق به جرئت در بیش از 90 درصد سازمان های ایران رخ میدهدو مدیران بالا دستی به بهانه کاهش هزینه افرادی مبتدی استخدام میکنند. اگر به صورت کوتاه مدت به موضوع توجه شود ، کاهش هزینه حقوق قابل قبول است. اما زمانی که به خطا های فردی، سیستمی و یا عدم دانش فنی فرد در آن موضوع توجه کنیم در می یابیم هزینه های بلند مدت سازمان به شدت افزایش میابد.
عدم انسجام اطلاعات
یکی از اتفاقاتی که برای مدیران به شدت آزار دهنده است نبود محلی برای جمع آوری منسجم اطلاعات است. به عنوان مثال اگر یک مدیر فروش بخواهد اطلاعات میزان تولید خط تولید برای ماه آینده را در اختیار داشته باشد باید چندین نفر ارتباط بگیرد بلکه اطلاعاتی که مد نظر اوست در اختیار وی قرار بگیرد. یکی از خطرناکترین اتفاقاتی که برای هر سازمان میتواند رخ دهد خروج نیرو و در نتیجه خروج اطلاعات با آن فرد باشد. این مهم میتواند یک شرکت را به طور کلی مختل کند.
عدم تعریف وظایف درست و یا تفویض اختیار غلط
این مشکل در بیشتر سازمان های ایرانی رخ میدهد به گونه ای که یا فرد هر کاری انجام میدهد یا نمیداند دارد دقیقا چه کاری را انجام میدهد. یکی از دلایلی که این موضوع در سازمان ها رخ میدهد آن است که مدیران بالادستی به دنبال کاهش هزینه از محل استخدام نکردن افراد هستند. ازین رو پرسنل را با هزاران کار بی ربط مشغول میکنند. از طرفی دیگر می بینیم مدیران به نیرو های زیر دست خود وظایف را به صورت ناقص محول میکنند این امر باعث می شود که یک وظیفه مسئول دقیقی نداشته باشد در نتیجه دچار سردرگمی در پیشروی امر شود.
مدیریت جزیره ای سازمان
خیلی از مدیران زمانی که شرکت را از زمانی با زیر 10 نفر پرسنل اداره می شد مدیریت کردند، زمانی که تعداد نفرات سازمان آنها زیاد می شد، مجبور میشوند واحد های مختلف را در سازمان بدون در نظر گرفتن نحوه ارتباط گیری آنها با هم تشکیل میدهند. در نتیجه هر واحد شبیه یک جزیره خود مختار عمل میکند که پادشاه آن جزیره مدیر آن واحد است. معمولا مدیر آن واحد هر کار غلط یا درستی را انجام میدهد و از طرفی از آنجا که فرایند های میان سازمانی تعریف نشده و سازمان جزیره ای عمل میکند، دقیقا مشخص نیست مدیران سازمان در حال انجام چه کاری هستند. ازین رو مدیران سطح کلان سازمان نمیتوانند امورات سازمان را بهینه کنند.
با چه تکنیک هایی میتوان مشکلات را برطرف کرد؟
لازم به ذکر است هیچ راه حل قطعی، بدون عارضه یابی کامل سازمان وجود ندارد و هر گونه اقدام بدون عارضه یابی کامل مانند مصرف دارو سرخود و بدون معاینه پزشک توسط بیمار است. از تمامی دارندگان کسب و کار ها و یا مدیران کلان سازمان درخواست داریم تا از هر مشاور و یا فردی مورد اعتماد که درخواست حل مشکلات سازمان را دارند، یک گزارش عارضه یابی دریافت کنند. در این گزارش چیزی فراتر از یک مشکل، بلکه تمامی ایرادات ممکن و چالش های سازمان بر اساس اولویت آنها اعلام می شود.
در ادامه درباره برخی از راه حل های ممکن بر اساس موارد مطرح شده در قبل میپردازیم.
فرایند ها را به صورت جدی بهینه کنید
بهینه کردن فرایند به معنی آنکه کار خاص و عجیبی انجام دهید نیست. ابتدا یک بار به صورت فلوچارت تک تک قدم هایی که برای انجام یک عملیات در شرکت انجام می شود را روی کاغذ بیاورید. حتما و حتما آن چیزی که در ذهن شماست تمام فرایند نیست. از پرسنل و افرادی که بخش های مختلف عملیات را بر عهده دارند کمک بگیرید. بعد از نهایی شد فرایند به این بیاندیشید که چگونه آن را بهتر کنید. این بهتر کردن به معنی سریع تر شدن، کارآمد تر شدن یا قابل اندازه گیری تر شدن است. هر کدام از این موارد به شما کمک می کند تا ایرادات اجرایی عملیات های جاری در سازمان را راحت تر حل و فصل کنید.
استخدام فرد شایسته
افراد شایسته کارایی بالایی دارند و به دنبال رشد خود هستند. پس اگر این رشد در فضا کاری شما رخ دهد عملا کسب و کار شما از قبل بهتر عمل کرده چرا که آن فرد توانایی های خود را در کسب و کار شما محک میزند و نتیجه را برای شما رقم خواهد زد. اما افراد تازه کار نیاز به کسی دارند تا آنها را بدرستی هدایت کند تا بتوانند دانش خود را در کسب و کار استفاده کنند. در شرکت های کوچک و متوسط فضایی برای چند پرسنل برای انجام یک کار نیست و سازمان صرفا به یک نفر یا نهایتا دو نفر برای تشکیل یک واحد نیاز دارد. ازین رو لازم است فردی در آن سمت استخدام شود که از لحاظ تخصص در سطح بالایی باشد. شاید این امر در کوتاه مدت پر هزینه به نظر برسد ولی نرخ رشد سازمان را به مراتب بیشتر از حالت قبلی میکند.
پایگاه داده مشخص و مدون داشته باشید.
منظور از پایگاه داده محلی برای جمع آوری همه اطلاعات به صورت طبقه بندی شده است. افراد به اطلاعاتی که به آنها مربوط نیست دسترسی نداشته باشند و بتوانند نیاز دانشی خود در انجام عملیات را پاسخ دهند. این کار باعث سریعتر شدن امور اجرایی و مشخص بودن میزان فعالیت پرسنل روی عملیات است.
شرح شغل هر سمت را به جزئیات بنویسید.
یک بار برای همیشه به پرسنل خود بگویید که با او دقیقا چه کار دارید. دقیقا از او چه میخواهید. باید به چه کسی پاسخگو باشد و باید از چه کسانی پاسخ دریافت کند. این کار باعث شفافیت بین شما و پرسنل میشود. هر قدر این امر را دقیق تر انجام دهید با خیال راحت تر از پرسنل کار میخواهید و میتوانید عملکرد اورا مورد ارزیابی قرار دهید.
سازمان را سیستماتیک بار بیاوردید
منظور از سیستماتیک کردن، اتوماتیک کردن امور نیست. البته که اتوماتیک شدن امور سازمانی بسیار جذاب است اما هزینه آن نیز بسیار حائز اهمیت است. صادقانه بگویم خرید سیستم های سازمانی به همیشه به معنی سود آوری و بهبود عملکرد سازمان نیست. اما اینکه سازمان سیستمی فکر کند و باعث شود پرسنل سیستماتیک و بر اساس فرهنگ ها و ارزش های سازمان شما فکر کنند و کار کنند. همین یک مورد به افزایش بهره وری سازمان شما به شدت کمک میکند.
سخن پایانی
در این مقاله تلاش داشتیم تا برخی از مشکلات و نشانه های مرسوم سازمان ها را بر اساس تجربه و دانش خودمان تا حدی بسیار کلی و بدون جزئیات عارضه یابی کنیم. لازم به ذکر است تک تک این این موارد میتواند در سازمان شما رخ دهد و یا رخ داده باشد ولی زمانی میتوان به صورت قطعی به عنوان یک راه حل کامل و یا مشکل اصلی مطرح کرد که یک فرد متخصص این امر کل سازمان را مورد تحلیل قرار دهد.